Organizar un viaje familiar ya es bastante estrés como para, encima, ir saltando entre mil apps, papeles, correos perdidos y capturas sueltas. Durante un tiempo yo también iba así: un PDF en el mail, una foto del pasaporte en la app de Fotos, con los riesgos que ello conlleva!!! el planning en una libreta, los horarios en una nota rápida… hasta que decidí que todo tenía que pasar por un solo sitio: el iPhone.
No porque “sea muy digital” o lo que sería vulgarmente un friki, sino porque cuando estás con niños, maletas y prisas, lo que necesitas es poder sacar lo importante en dos toques, sin pensar demasiado. Hoy te cuento cómo lo hago yo, qué llevo y cómo lo organizo para que el móvil sea un aliado, y no otra fuente más de caos.
El iPhone como “centro de mando” (y por qué las baterías mandan)
Para que el iPhone sea el cerebro del viaje, hay una condición básica: que no se quede sin batería.
Yo siempre llevo baterías externas. Tengo varias antiguas de Apple que, sinceramente, no entiendo por qué dejaron de vender, porque son comodísimas. Últimamente estoy probando también algunas de Xtorm: cargan MUY rápido, pero tienen el inconveniente de que, al ir pegadas al móvil, se desacoplan con facilidad si las llevas en el bolsillo y te mueves mucho.
Lo que me ha enseñado esto es que da igual la marca, lo importante es que la batería sea fiable y cómoda. Cuando estás en medio de un aeropuerto o buscando una calle con el carrito, no quieres estar alineando imanes, quieres enchufar y seguir.
La “nota maestra” del viaje: donde vive toda la información
Lo primero que preparo no es la maleta, es la nota del viaje.
Uso OneNote porque me resulta muy cómodo para tener secciones, aunque reconozco que la app Notas de Apple ha mejorado muchísimo y se podría hacer perfectamente ahí también. Pero la idea es siempre la misma: tener una única nota maestra donde viva todo el viaje.
En esa nota apunto desde el principio las cosas más básicas: las fechas, quién va, un presupuesto aproximado para tener referencia, las primeras ideas de barrios o zonas que queremos visitar, esos “imprescindibles” que no queremos dejar pasar, y, en cuanto tengo reservas y billetes, los añado también.
A partir de ahí la voy ordenando por bloques que me resultan muy naturales: una parte para los vuelos, otra para el hotel o alojamiento, otra para el transporte (cómo ir del aeropuerto a la ciudad, qué opciones hay de metro, bus, tren), otra para las entradas y actividades, otra con restaurantes “objetivo” que me gustaría probar y, cuando el viaje ya está más cerrado, un plan diario donde pongo “Día 1: esto, Día 2: aquello…”.
En viajes más complejos, como Disney, Legoland o un crucero, suelen mandarme PDFs bastante completos con horarios, condiciones, planos, etc. Lo que hago es crear una sección o pestaña específica para eso y dejo anotado qué es cada PDF para no tener que abrirlos todos cada vez: “Condiciones crucero”, “Plano del parque”, “Horarios shows”, etc.
Para que esa nota no sea un bloque infumable de texto, juego bastante con títulos y negritas. Marco bien cada sección, separo los días, y para las tareas que dependen de mí utilizo listas con check: revisar la caducidad de los pasaportes, mirar el seguro médico, comprar entradas con antelación, comprobar horarios de check-in, esas pequeñas cosas que si se te escapan te complican el viaje.
Además, voy pegando enlaces constantemente: a las reservas, a las webs oficiales, a mapas de barrios, a museos, a páginas de transporte. La idea es que, si desde la calle necesito confirmar algo, con un toque llegue al sitio exacto sin tener que buscar en Google “otra vez”.
Cuando la nota empieza a tener “forma de viaje” y no solo ideas sueltas, la comparto con las personas que vienen conmigo. En ese momento deja de ser “mi nota” y se convierte en el documento que todos miramos cuando hay dudas.
Reservas y documentos: adiós papeles, todo al móvil
Confieso que odio el papeleo. Me parece algo viejo, aparatoso y, en muchos casos, innecesario cuando ya puedes llevarlo todo en el móvil. Así que mi regla es sencilla: todo lo que pueda existir en formato digital, existirá en formato digital.
Lo primero es Wallet. Para mí, todo lo que tenga que enseñar en mostradores, tornos o accesos, va ahí: tarjetas de embarque, entradas de parques, museos o actividades, tarjetas de transporte si la ciudad las soporta, y por supuesto las tarjetas de pago. La gran ventaja es que, desde la pantalla bloqueada del iPhone o incluso desde el Apple Watch, lo tengo todo a dos toques. No tengo que rebuscar en el correo, ni abrir PDFs, ni hacer scroll como si estuviera buscando un tesoro.
Como la mayoría de mis viajes son dentro de Europa, normalmente no necesito una eSIM específica: comprobadita previa del roaming, ver que tengo datos, y listo.
Otra cosa que hago siempre es crear un pequeño “archivo de documentos” dentro de Fotos. Hago fotos de los DNI, pasaportes, quizá de alguna tarjeta importante, y también de algunos documentos que puedan hacer falta en un momento dado. Con todo eso creo un álbum llamado, por ejemplo, “Docs viaje [destino]”. No es para enseñar en un control de fronteras, pero sí para tener los datos a mano cuando estás rellenando un formulario del hotel o comprando entradas online y te piden números.
Y, por supuesto, los PDFs importantes se van a la app Archivos. Suelo crear una carpeta específica del tipo “Viaje [destino] [año]” y ahí guardo reservas, condiciones del viaje, información de seguros, documentos del crucero o del parque, etc. Así, si necesito reenviar algo o consultarlo con calma, lo tengo todo agrupado.
Mapas y pantalla de inicio “modo viaje”
Uno de los mayores devoradores de tiempo en los viajes es “decidir cada mañana qué hacer y cómo llegar”. Para reducir ese desgaste, uso bastante Apple Maps.
Me gusta crear una colección específica para el viaje con el hotel o alojamiento, las atracciones principales, los restaurantes y cafés que hemos fichado, un supermercado y una farmacia cercana (esto con niños es más importante de lo que parece) y algún parque o zona tranquila donde podamos escaparnos si necesitamos desconectar.
El efecto práctico es que, por la mañana, en lugar de empezar de cero, abro la colección del viaje, veo el mapa y pienso: “Vale, hoy estamos aquí, ¿qué tenemos alrededor que nos encaje?”.
Durante esos días también cambio un poco la pantalla de inicio del iPhone para entrar en “modo viaje”. Suelo poner un widget de Calendario con la vista del día completo, uno de Mapas con destinos frecuentes y otro de Recordatorios con las tareas específicas del viaje. Con eso, al mirar el móvil no solo veo iconos, veo “qué toca hoy”, “qué viene después” y si hay algo que no puedo olvidar, como hacer el check-in online o recargar una tarjeta de transporte.
Dinero, pagos y el tema sensible de los gastos compartidos
La parte del dinero es delicada, sobre todo cuando el viaje es con más gente. Yo intento simplificarla al máximo mezclando lo que ofrece Apple con alguna app externa.
Por un lado, siempre reviso antes de viajar que todas mis tarjetas estén en Wallet: la principal, alguna de respaldo por si falla la primera, y poco más. Intento pagar casi todo con Apple Pay, porque es más rápido, más seguro que ir enseñando tarjetas físicas en cualquier sitio y luego el banco me muestra el historial bastante ordenado.
Si el viaje es solo con la familia “cerrada” y los gastos están claros, muchas veces hago algo muy simple: añado una pequeña sección de “Gastos clave” en la nota maestra y apunto las grandes partidas: entradas importantes, comidas que se salen de lo normal, algún taxi o compra especial. Cuando quiero verlo un poco más ordenado, hago una tabla dentro de la nota con columnas de fecha, concepto, importe y quién pagó. No es un sistema de contabilidad, pero sí el suficiente como para no llevarme sustos al volver.
Cuando el viaje es con amigos o familia grande, ahí sí tiro de una app como Tricount. Es la típica que salva amistades. Creo un “tricount” con el nombre del viaje, invito a todos los que participan y cada vez que alguien paga algo “para todos”, lo metemos ahí: quién ha pagado, para quién era el gasto, etc. La app va haciendo sus cálculos y, al final del viaje, suele bastar con uno o dos Bizums para dejar todo cuadrado. Lo bueno es que funciona tanto en iPhone como en Android, así que nadie se queda fuera.
Hay alternativas como Splitwise o Settle Up que también funcionan bien; la clave no es cuál uses, sino que el grupo se ponga de acuerdo en una y la use de verdad. Para integrarlo con el resto de mi sistema, lo único que hago es añadir una línea en la nota maestra del viaje del tipo: “App gastos: Tricount – [nombre del tricount]” y, el primer día, mando al grupo de adultos el enlace con un mensaje claro: “Todo lo que sea gasto compartido, lo metemos aquí”.
Sobrevivir con niños: contenido, estructura y límites
Si viajas con peques, el iPhone deja de ser solo herramienta de organización y pasa a ser también un salvavidas. La clave está en prepararlo antes de salir, no cuando ya estás en el avión.
Antes del viaje descargo series, pelis y dibujos en la app de Apple TV o en la plataforma que toque, siempre en modo offline. También suelo crear una carpeta de apps solo para el viaje, con juegos que funcionen sin conexión, alguna app educativa y las apps oficiales del destino (del parque, del transporte público, etc.).
Copias de seguridad y plan B: qué pasa si el iPhone desaparece
Hay un elefante en la habitación: si concentras todo en el iPhone, ¿qué pasa si lo pierdes o se rompe en mitad del viaje?
Por eso, antes de salir reviso siempre la copia en iCloud y me aseguro de que está reciente. Si el viaje es especialmente importante, hago también una copia en un Mac. Y ya de paso, miro dos cosas clave en Ajustes: cuánto espacio libre me queda en iCloud y cómo tengo configurados los datos móviles o la eSIM, si salgo fuera del país.
No se trata de vivir con paranoia, pero sí de tener la tranquilidad de que, si ocurre algo, puedo recuperar lo esencial sin que el viaje se convierta en una pesadilla logística.
Mi checklist mental antes de salir por la puerta
Justo antes de irnos, hago un repaso rápido. No lo tengo siempre escrito, pero ya lo tengo tan interiorizado que casi lo oigo en mi cabeza:
- La nota maestra del viaje está actualizada y compartida.
- Wallet tiene lo que tiene que tener: tarjetas de embarque, entradas, tarjetas de pago.
- Los PDFs importantes están accesibles en onenote
- En Mapas hay una colección con el hotel, los sitios que queremos ver y los servicios básicos (supermercado, farmacia…).
- Los recordatorios importantes del antes y durante el viaje (check-ins, recargas, etc.) están creados.
- Si hay gastos compartidos, Tricount (o la app elegida) está creada y compartida.
- Para los peques hay contenido offline y apps preparadas.
- La copia de seguridad en iCloud es reciente (y, si toca, también la del Mac).
Con todo esto no desaparecen los imprevistos, ni el cansancio, ni los momentos de caos. Pero al menos el iPhone se convierte en un aliado silencioso que te ayuda a tenerlo todo en su sitio. Y cuando estás en mitad de un aeropuerto, buscando una puerta de embarque con un niño de la mano, eso se nota.
